Como tornar suas reuniões melhores e mais eficazes

Apesar das tecnologias que nós temos hoje à disposição, tais como: vídeo conferencia, skype, e-mail, sms, talks, whaats App (aplicativo smartphones), blackberry, as pessoas adoram fazer reuniões. Muitos até dizem que nada substitui um aperto de mão e até acho que há uma verdade nisso.

Antes de falar em reuniões, é preciso deixar claro a diferença entre uma apresentação e uma reunião:
Na apresentação o apresentador fala e os outros escutam, geralmente 10% do tempo serve para responder perguntas e conversar.

Em reuniões todos os participantes devem colaborar. É um ótimo momento de mostrar sua importância profissional e seu desempenho nas questões envolvidas. É uma oportunidade de trazer algo novo e interessante e também é um ótimo exercício para aprender a falar em público.

E justamente por isso, não é tarefa fácil fazer uma boa reunião, porque envolve tanto o seu comportamento quanto o de outros envolvidos.

A reunião deve ter como objetivo organizar um trabalho, levantar questões e se possível, resolvê-las ali mesmo. As decisões devem ser tomadas em conjunto e por isso, se bem conduzida por um líder, o resultado pode ser compensador. Uma reunião bem feita pode ganhar horas de trabalho no escuro.

Antes de marcar uma reunião, é importante se perguntar:
A reunião é mesmo necessária? Gastos com gasolina, taxi, estacionamento, tempo de deslocamento, café, biscoito? Que tal usar uma das tecnologias disponíveis? Você consegue olhar no olho e fazer conexão com varias pessoas ao mesmo tempo e com menos gastos.

Mas se a reunião é fundamental, determinar papéis e objetivos claros podem deixar tudo mais fácil e produtivo.

Vamos à reunião?
Na reunião temos dois personagens importantes: o líder (que irá conduzir a reunião) e os colaboradores.

O líder pode ser quem convocou a reunião, pode ser um diretor, um presidente, o que importa é existir uma pessoa que irá comandar naquele momento e que isso esteja claro para todos.

Funções do líder
• Antes da reunião, determinar um objetivo baseado em decisões e ações que precisam ser tomadas
• Determinar as pessoas certas para participar (quando a equipe é muito grande, chame somente aquelas pessoas que tem autonomia na tomada de decisões. Depois eles ficarão responsáveis por repassar as decisões aos seus subalternos)
• Avisar aos envolvidos qual será o papel deles e o que é esperado de cada um. Isso reduz um tempo valioso e agiliza o trabalho. Se puder enviar a pauta com pelo menos 24h de antecedência, melhor ainda, pois todos já virão com ideias.
• Organizar a pauta que será abordada com data, local, horário de inicio e de término, tempo de cada assunto e cuidar para que sejam cumpridas.
• Determinar uma pessoa para anotar tudo o que está sendo falado.

Durante a reunião
• Cumprimentar a todos quando chegarem;
• Iniciar com uma breve explicação sobre os motivos da reunião.
• Olhar nos olhos de cada um quando estiver falando (esse ponto é muitíssimo importante);
• Manter um tom de voz de conversação, não muito rápido, nem muito lento. O ritmo da reunião é de responsabilidade do líder;
• Intervir quando alguém estiver falando demais ou com muita freqüência (vamos voltar ao assunto...) (é importante ouvirmos a opinião de todos);
• Abrir cada um dos assuntos e fechá-los depois;
• Avisar a todos que irá mudar de assunto;
• Esclarecer os pontos de maneira clara e concisa, sem se prolongar muito;
• Prever espaço para que os colaboradores possam expressar suas opiniões, ouvir atentamente cada um deles e valorizar as soluções adotadas pelos colaboradores, reforçando que “como fulano disse”;
• Manter o clima agradável, mas no controle e dentro dos objetivos programados.
• Definir ao final da reunião, de maneira justa e equilibrada o que vai ser feito, como (se necessário), quem vai fazer e quando (prazo de entrega);
• Nomeie uma pessoa que será responsável por acompanhar as ações e que todos poderão entrar em contato, caso tenham dúvidas durante o processo;
• Repassar as anotações feitas durante a reunião e pedir que todos concordem e se tem algo a acrescentar;
• Distribuir rapidamente a ata após a reunião e cobrar para que as decisões tomadas resultem em ação.

Funções do colaborador
• Chegar no horário;
• Ouvir mais e falar menos;
• Evitar conversas paralelas;
• Falar no tempo designado para sua explanação;
• Seja breve e resumido quando for colocar seu ponto de vista;
• Não ficar interrompendo o outro quando ele estiver falando;
• Não ficar vendo e-mails ou atendendo chamadas de celular;
• Não fazer perguntas que não tenha haver com o assunto em questão. Anotar as perguntas e aguardar o momento certo quando o assunto for abordado. Se até o fim da reunião suas dúvidas não forem sanadas e se você ainda considerar pertinente, colocá-las antes de finalizar.

Reunião na segunda é melhor que na sexta
Segunda as pessoas estão mais focadas no que vai acontecer durante a semana, estão preparadas para trabalhar e dar um gás. Na sexta estão focadas no churrasco, no cinema, na família, não querem pensar muito sobre a semana seguinte.

Mídia de apoio
A mídia de apoio tais como PowerPoint ou Keynote só devem ser usados quando absolutamente necessário. Não devem funcionar como estepe para a falta de preparo do apresentador.

Bom uso da mídia de apoio
Você pode mostrar um fenômeno ocorrido em forma de gráfico, tabela. Pode mostrar um sistema complexo, tais como a mecânica de uma promoção, o funcionamento de um equipamento novo, o lançamento de um novo produto ainda inexistente (difícil de visualizar), a planta de uma obra, a arte de uma nova campanha etc.

A ideia é usar mídia para ajudar as outras pessoas a visualizarem algo muito difícil de explicar verbalmente. A mídia serve para economizar palavras e demonstrar mais claramente algo que precisa ser dito. A apresentação deve ser composta por frases curtas e imagens. Os textos devem estar na boca do apresentador e podem, também, estar em um documento, entregue após a explanação.

Se possível, use um controle remoto e mantenha-se sentado, junto com todos. Isso causa maior proximidade com as pessoas e reforça a questão de que todos os que estão presentes tem um papel importante nas decisões.
Tirando essas necessidades, um bloco de notas pode muito bem cumprir a função do programa e te ajudar a conduzir o raciocínio.

Feedback
Essa talvez seja a parte mais importante da reunião. Muitas vezes a reunião é bacana, motiva e deixa todos envolvidos, mas depois, nada mais acontece.

Se vai fazer uma reunião, ela deve ter um objetivo, deve esclarecer, direcionar, delimitar metas, prazos e na sequencia, deve cumprir com o que foi colocado.

O ideal é que se reconheça quem deu a melhor solução e quem cumpriu os prazos estabelecidos. Isso mostra reconhecimento e motiva as pessoas a participarem da empresa mais ativamente.

Dicas importantes para deixar sua apresentação mais simples e eficiente

1.Sempre que possível, mantenha apenas uma idéia por slide.

2.No PowerPoint, sempre que inserir uma imagem no fundo da sua apresentação use a opção PLANO DE FUNDO, assim você pode trabalhar os slides sem nenhuma imagem te atrapalhando a cada vez que você for selecionar um objeto/texto e arrastar de um lado para o outro. O fundo que você escolheu se torna parte da tela.

3.Para duplicar um elemento no PowerPoint, selecione o elemento e, apertando o CONTROL, puxe o elemento para o lado.

4.Para repetir a última ação realizada no PowerPoint, use o "F4” do seu teclado.

5.Para padronizar formas no seu PowerPoint, escolha um elemento, defina suas preferências de preenchimento, contorno, efeitos, clique com o botão da direita sobre a forma e escolha DEFINIR COMO PADRÃO. Assim, todas as vezes que você criar uma nova foma, ela irá adotar as propriedades pré-definidas.

6.Somente use animações quando a mesma for ajudar na condução da sua fala.

7.O assunto central é o grande responsável por conectar os tópicos de sua apresentação. Ele é a mensagem principal e o alicerce que irá segurar todo o seu conteúdo. Determiná-lo irá ajudar você a estabelecer um objetivo a ser trabalhado e a estabelecer também, qual será a linguagem visual mais apropriada para vender sua ideia.

8.Organize sua estrutura de maneira lógica, deixe que a sua platéia saiba onde você está querendo chegar, quais são os seus pontos-chave e quando você vai mudar de assunto.

9.Cada tópico de sua apresentação deve compor uma história com início, meio e fim, mesmo que esse tópico seja resumido no final.

10.O nosso cérebro tem a capacidade de guardar 4 a 5 tópicos importantes, então foque nisso, em 4 a 5 tópicos que você quer que as pessoas lembrem da sua apresentação. Para chamar a atenção desses tópicos, use e abuse de imagens, filmes, frases de impacto, contraste de cores, fontes...

11.Acredite: Ao escolher seu repertório, escolha algo que tenha a ver com você. Para vender uma ideia é importante acreditar nela. Se você não acredita, vai ser difícil fazer as outras pessoas acreditarem.

12.Evite usar mais de um alinhamento de texto por página (não centralize um texto e alinhe o outro à direita/esquerda). Isso pode causar desconforto e tirar a atenção da audiência do realmente importa.

13.Imagens de pessoas são muito fortes e podem atrair a atenção da audiência para longe daquilo que você quer que eles vejam. Ao usar imagens de pessoas, tenha certeza de que elas estão olhando ou indicando a sua informação.

14.Não reinvente a roda: verde que dizer "vá", vermelho "pare", textos grandes ou em negrito são mais importantes que textos pequenos. A leitura é da esquerda para a direita e assim vai. Quanto mais simples a mensagem, mais fácil de entender.

15.Ao escolher imagens, quanto mais simples, mais comuns e mais concretas, maior a possibilidade de serem lembradas posteriormente. Se o texto faz o papel de reforçar a sua fala, a imagem reforça a mensagem para que fique gravada no seu cérebro.

16.Ao se deparar com seu público, grande ou pequeno, é importante estar sempre sorrindo, sentir as pessoas, responder às expectativas de humano para humano.

LaGracia Design de Apresentações

Google is watching you

Apesar de ser de julho de 2007, essa apresentação ainda continua atual e inovadora, assim como o Google, of course.

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Seu celular tem acesso à internet? Então visualize apresentações quando e onde quiser.

Uma boa solução para quem quer visualizar apresentações no celular é usar o Slideshare. Se você já usa, talvez não saiba que pode acessá-lo pelo seu celular. Se você gostou da idéia, mas não usa, basta você abrir uma continha no site, que é gratuita, e postar sua apresentação. Uma vez feito o upload no website, a apresentação já está automaticamente disponível para versão mobile.

Eu sei que você pode pensar: mas o slideshare é público, todo mundo vai ver minha apresentação! Não. Quando você faz a postagem, conta com a opção de visualização só por você, com senha, o que resolve o seu problema.

Para ver como fica a sua apresentação no celular é só acessar, m.slideshare.com. Não é preciso instalar nenhum PPT pra celular ou qualquer aplicativo. Claro que a qualidade da apresentação e a velocidade de transição dos slides vai variar de acordo com tamanho de tela do seu celular, cores de display, tipo de conexão, etc..., mas é ótimo para visualizar o conteúdo de uma apresentação que está sendo feita do outro lado do Brasil, ou para aprovar campanhas publicitárias, ou visualizar aqueles arquivos que você nunca tem tempo quando está no escritório.

Vale a dica para sua apresentação ficar acessível onde você e, principalmente, os seus clientes estiverem.

Ah! a conta no Slideshare e o acesso ao conteúdo são gratuitos, mas sua operadora poderá cobrar pelo tráfego de dados.

Se você nunca acessou a internet no celular, clique aqui e veja uma animação da Wapja.net que pode te ajudar.

Post em parceira com Guilherme Lara.