Como tornar suas reuniões melhores e mais eficazes

Apesar das tecnologias que nós temos hoje à disposição, tais como: vídeo conferencia, skype, e-mail, sms, talks, whaats App (aplicativo smartphones), blackberry, as pessoas adoram fazer reuniões. Muitos até dizem que nada substitui um aperto de mão e até acho que há uma verdade nisso.

Antes de falar em reuniões, é preciso deixar claro a diferença entre uma apresentação e uma reunião:
Na apresentação o apresentador fala e os outros escutam, geralmente 10% do tempo serve para responder perguntas e conversar.

Em reuniões todos os participantes devem colaborar. É um ótimo momento de mostrar sua importância profissional e seu desempenho nas questões envolvidas. É uma oportunidade de trazer algo novo e interessante e também é um ótimo exercício para aprender a falar em público.

E justamente por isso, não é tarefa fácil fazer uma boa reunião, porque envolve tanto o seu comportamento quanto o de outros envolvidos.

A reunião deve ter como objetivo organizar um trabalho, levantar questões e se possível, resolvê-las ali mesmo. As decisões devem ser tomadas em conjunto e por isso, se bem conduzida por um líder, o resultado pode ser compensador. Uma reunião bem feita pode ganhar horas de trabalho no escuro.

Antes de marcar uma reunião, é importante se perguntar:
A reunião é mesmo necessária? Gastos com gasolina, taxi, estacionamento, tempo de deslocamento, café, biscoito? Que tal usar uma das tecnologias disponíveis? Você consegue olhar no olho e fazer conexão com varias pessoas ao mesmo tempo e com menos gastos.

Mas se a reunião é fundamental, determinar papéis e objetivos claros podem deixar tudo mais fácil e produtivo.

Vamos à reunião?
Na reunião temos dois personagens importantes: o líder (que irá conduzir a reunião) e os colaboradores.

O líder pode ser quem convocou a reunião, pode ser um diretor, um presidente, o que importa é existir uma pessoa que irá comandar naquele momento e que isso esteja claro para todos.

Funções do líder
• Antes da reunião, determinar um objetivo baseado em decisões e ações que precisam ser tomadas
• Determinar as pessoas certas para participar (quando a equipe é muito grande, chame somente aquelas pessoas que tem autonomia na tomada de decisões. Depois eles ficarão responsáveis por repassar as decisões aos seus subalternos)
• Avisar aos envolvidos qual será o papel deles e o que é esperado de cada um. Isso reduz um tempo valioso e agiliza o trabalho. Se puder enviar a pauta com pelo menos 24h de antecedência, melhor ainda, pois todos já virão com ideias.
• Organizar a pauta que será abordada com data, local, horário de inicio e de término, tempo de cada assunto e cuidar para que sejam cumpridas.
• Determinar uma pessoa para anotar tudo o que está sendo falado.

Durante a reunião
• Cumprimentar a todos quando chegarem;
• Iniciar com uma breve explicação sobre os motivos da reunião.
• Olhar nos olhos de cada um quando estiver falando (esse ponto é muitíssimo importante);
• Manter um tom de voz de conversação, não muito rápido, nem muito lento. O ritmo da reunião é de responsabilidade do líder;
• Intervir quando alguém estiver falando demais ou com muita freqüência (vamos voltar ao assunto...) (é importante ouvirmos a opinião de todos);
• Abrir cada um dos assuntos e fechá-los depois;
• Avisar a todos que irá mudar de assunto;
• Esclarecer os pontos de maneira clara e concisa, sem se prolongar muito;
• Prever espaço para que os colaboradores possam expressar suas opiniões, ouvir atentamente cada um deles e valorizar as soluções adotadas pelos colaboradores, reforçando que “como fulano disse”;
• Manter o clima agradável, mas no controle e dentro dos objetivos programados.
• Definir ao final da reunião, de maneira justa e equilibrada o que vai ser feito, como (se necessário), quem vai fazer e quando (prazo de entrega);
• Nomeie uma pessoa que será responsável por acompanhar as ações e que todos poderão entrar em contato, caso tenham dúvidas durante o processo;
• Repassar as anotações feitas durante a reunião e pedir que todos concordem e se tem algo a acrescentar;
• Distribuir rapidamente a ata após a reunião e cobrar para que as decisões tomadas resultem em ação.

Funções do colaborador
• Chegar no horário;
• Ouvir mais e falar menos;
• Evitar conversas paralelas;
• Falar no tempo designado para sua explanação;
• Seja breve e resumido quando for colocar seu ponto de vista;
• Não ficar interrompendo o outro quando ele estiver falando;
• Não ficar vendo e-mails ou atendendo chamadas de celular;
• Não fazer perguntas que não tenha haver com o assunto em questão. Anotar as perguntas e aguardar o momento certo quando o assunto for abordado. Se até o fim da reunião suas dúvidas não forem sanadas e se você ainda considerar pertinente, colocá-las antes de finalizar.

Reunião na segunda é melhor que na sexta
Segunda as pessoas estão mais focadas no que vai acontecer durante a semana, estão preparadas para trabalhar e dar um gás. Na sexta estão focadas no churrasco, no cinema, na família, não querem pensar muito sobre a semana seguinte.

Mídia de apoio
A mídia de apoio tais como PowerPoint ou Keynote só devem ser usados quando absolutamente necessário. Não devem funcionar como estepe para a falta de preparo do apresentador.

Bom uso da mídia de apoio
Você pode mostrar um fenômeno ocorrido em forma de gráfico, tabela. Pode mostrar um sistema complexo, tais como a mecânica de uma promoção, o funcionamento de um equipamento novo, o lançamento de um novo produto ainda inexistente (difícil de visualizar), a planta de uma obra, a arte de uma nova campanha etc.

A ideia é usar mídia para ajudar as outras pessoas a visualizarem algo muito difícil de explicar verbalmente. A mídia serve para economizar palavras e demonstrar mais claramente algo que precisa ser dito. A apresentação deve ser composta por frases curtas e imagens. Os textos devem estar na boca do apresentador e podem, também, estar em um documento, entregue após a explanação.

Se possível, use um controle remoto e mantenha-se sentado, junto com todos. Isso causa maior proximidade com as pessoas e reforça a questão de que todos os que estão presentes tem um papel importante nas decisões.
Tirando essas necessidades, um bloco de notas pode muito bem cumprir a função do programa e te ajudar a conduzir o raciocínio.

Feedback
Essa talvez seja a parte mais importante da reunião. Muitas vezes a reunião é bacana, motiva e deixa todos envolvidos, mas depois, nada mais acontece.

Se vai fazer uma reunião, ela deve ter um objetivo, deve esclarecer, direcionar, delimitar metas, prazos e na sequencia, deve cumprir com o que foi colocado.

O ideal é que se reconheça quem deu a melhor solução e quem cumpriu os prazos estabelecidos. Isso mostra reconhecimento e motiva as pessoas a participarem da empresa mais ativamente.